Dal medioevo all’età moderna, ViViFir la vidimazione virtuale dei formulari

Correva l’anno 1327 in un gelido inverno nevoso, quando Guglielmo da Baskerville, spulciando tra i libri dell’antica e misteriosa biblioteca dell’abbazia benedettina, trova un tomo rivestito in pelle le cui pagine erano in carta chimica.

Il tomo si componeva di 80 fogli molto sottili e a gruppi di quattro erano contraddistinti da uno stesso numero di serie riportato nella parte alto. Un codice segreto forse? In calce ogni pagina riportava uno strano simbolo a rilievo che il monaco percorse lentamente con l’indice.

Non vi erano dubbi, Guglielmo si trovava di fronte al primo esempio di formulari di identificazione rifiuti. Un’opera tra il sacro e profano che destò la sua insaziabile curiosità.

Come ben sappiamo (se non avete letto il libro “Il nome della rosa” vi invito a farlo e se siete pigri cercate di guardare almeno la trasposizione cinematografica) la biblioteca subì un incendio e da allora si persero le tracce di quel tomo…fino ai giorni nostri (fine anni ’90 per intenderci) quando quei formulari sono ricomparsi per accompagnare i rifiuti speciali dalla sede dei Produttori di rifiuti agli impianti di destino.

La tracciabilità dei rifiuti era salva…

Ma come tutte le ere anche il medioevo è destinato a tramontare e nel 2021, finalmente, assisteremo ad una vera (forse) rivoluzione della tracciabilità dei rifiuti grazie a ViViFir.

Per i più sospettosi è bene dire che non si tratta di un nuovo partito politico e nemmeno di una nuovo programma televisivo a premi ma bensì del nuovo sistema di vidimazione virtuale dei formulari messo a punto da Ecocamere.

Come ben sappiamo ad oggi per poter utilizzare i formulari occorre prima acquistarli da tipografia autorizzate e sottoporli a vidimazione presso la camera di commercio.

Per i trasportatori spesso tali attività comportano un dispendio economico per l’acquisto, visti i volumi, ed un dispendio di tempo nel consegnare alla camera di commercio intere scatole ricolme di formulari, da lasciare lì in attesa che il funzionario apponga il timbro di vidimazione, per poi essere ritirati.

Sorvoliamo poi sull’utilizzo delle stampanti ad aghi.

Per i produttori i costi sono più contenuti ma il tempo impiegato per recarsi in camera di commercio ed effettuare la vidimazione è pur sempre un costo.

Dal 1° Marzo attraverso il portale creato appositamente da Ecocamere sarà possibile vidimare digitalmente i formulari da stampare poi su classici fogli in formato A4 grazie alle nostre modernissime stampanti laser. Questi andranno progressivamente a sostituire l’attuale versione in carta chimica.

Una vera e propria rivoluzione no?

E’ infatti l’articolo 193 del D.Lgs. 152/2006 che disciplina i formulari, nella sua nuova formulazione introdotta a valle dell’entrata in vigore del D.Lgs. 116/2020 a stabilire che: fino alla data di entrata in vigore del decreto di cui all’articolo 188-bis, comma 1, in alternativa alle modalità di vidimazione di cui al comma 3, il formulario di identificazione del rifiuto può essere prodotto in format esemplare da stamparsi e compilarsi in duplice copia conforme al decreto del Ministro dell’ambiente 1° aprile 1998, n. 145, identificato da un numero univoco ottenuto tramite apposita applicazione raggiungibile attraverso i portali istituzionali delle Camere di Commercio.

E per una volta i tempi che si prospettavano biblici si sono dimostrati in realtà molto ridotti per la messa in funzione di questo nuovo sistema di sicuro più versatile.

Dal punto di vista operativo cosa dobbiamo attenderci?

Ad oggi siamo stati abituati all’utilizzo di un formulario in 4 copie dove ogni soggetto della filiera, eccezion fatta per l’intermediario, eterno escluso da non avere nemmeno un proprio campo sul formulario, riceve una copia del formulario stesso a conferma che il conferimento dei rifiuti in impianto si è concluso positivamente.

Con il nuovo sistema di vidimazione avremo invece a disposizione solo due copie del formulario che dovranno così essere gestite:

All’atto della presa in carico dei rifiuti da parte del trasportatore, il Produttore trattiene per sé la prima copia;
La seconda copia viaggerà unitamente ai rifiuti ed al trasportatore fino all’impianto di destino dove, una volta conclusa l’accettazione, verrà compilata dall’addetto dell’impianto e fotocopiata;
L’impianto tratterà per sé la fotocopia mentre al trasportatore sarà restituita la copia originale;
Il trasportatore dovrà aver cura di trasmettere al Produttore, entro i canonici 90 giorni dal conferimento, una fotocopia del formulario compilato in tutte le sue parti; Le modalità di trasmissione sono quelle solite in uso: in formato cartaceo o a mezzo PEC.
Se è presente un eventuale intermediario, anche quest’ultimo riceverà una fotocopia.

Le copie dei formulari dovranno essere conservate per 3 anni.

Quali sono i vantaggi derivanti dall’uso di questo nuovo sistema?

Riduzione dei costi derivanti dall’acquisto dei formulari in carta chimica
Riduzione dei tempi necessari per la vidimazione dei formulari
Riduzione della carta chimica utilizzata per la produzione dei formulari
Certezza della vidimazione digitale
Possibilità di interoperabilità con i software gestionali
Eliminazione delle tanto amate stampanti ad aghi (si siamo nel 2021 ed utilizziamo ancora le stampanti ad aghi….)

Quali sono i potenziali svantaggi?

Per chi ha vissuto la disastrosa epopea del SISTRI e delle sue schede in formato cartaceo non sarà sfuggito un aspetto pratico. Parliamo ovviamente della duplicazione dei dati inseriti nel formulario su tutte le copie.

Con i nuovi formulari, probabilmente nel primo periodo, potremmo assistere ad una serie di casi dove ci si dimenticherà di dover riportare tutti i dati su entrambe le copie.

I dati a cui ci si riferisce sono quelli che vengono inseriti l’attimo prima della partenza del trasportatore dalla sede del Produttore quali data e ora di inizio trasporto, nome e cognome del conducente, targa della motrice e dell’eventuale rimorchio.

Ciò sarà valido per quei formulari che saranno stampati da software gestionali. Per tutti i formulari che saranno compilati interamente a mano ci si attende invece una gran numero di formulari con dati non collimanti tra prima e seconda copia.

Se non ho un software gestionale posso compilare il documento con un editor di pdf?

La risposta è no in quanto il modello che viene scaricato direttamente dal portale è in formato PDF/A e quindi non modificabile.

Il problema è ovviamente superabile impostando un file che riporti i campi da stampare allineati con i format di stampa predisposti da ecocamere.

A tal proposito è utile sapere che il formato del formulario non ha subito alterazioni rispetto a quanto siamo già abituati e ricalca molto il classico modello Buffetti che noi tutti conosciamo. Almeno per quello scaricabile nell’ambiente dimostrativo.

In più il modello è corredato nella parte bassa, al posto del classico bollo di vidimazione, di un QRcode contenente le informazioni estese che sono contenute nell’identificativo stesso.

Come si accede al servizio?

Per poter usufruire del servizio, che ricordiamo è gratuito, è necessario accedere al portale vivifir.ecocamere.it (oggi non ancora attivo) ed autenticarsi mediante identità digitale (CNS, PSID, CIE) ed indicare l’impresa o l’ente per conto della quale si intende operare.

Il sistema effettua un controllo con il Registro Imprese e verifica che la persona che ha effettuato l’accesso abbia un titolo di rappresentanza per l’impresa indicata.

Effettuato l’accesso l’impresa potrà richiedere l’emissione di un identificativo unico per il proprio formulario, delegare un soggetto terzo ad operare per proprio conto sul portale oppure richiedere le credenziali tecniche per l’accesso applicativo, associate all’impresa/organizzazione, che dovrà fornire al software gestionale e che consentirà l’autenticazione applicativa.

I formulari in carta chimica possono essere ancora utilizzati dopo il 1° Marzo?

La risposta è si, la norma non dispone la cessazione di validità dei formulari in carta chimica che quindi potranno essere liberamente usati per gli usi consentiti dalla legge.

Esiste un termine di fine validità per i formulari in carta chimica?

Al momento no, la norma non dispone nulla in tal senso per il momento

Il sistema Vivifir è la dematerializzazione del formulario?

Assolutamente no! Il formulario dovrà essere stampato e dovrà accompagnare il rifiuto dal luogo di produzione all’impianto di destino.

Possiamo concludere auspicando che questo nuovo servizio sia il punto di partenza per uno snellimento delle attività burocratiche a cui spesso gli operatori del settore sono soggetti e mai come questo periodo se ne è sentito il peso.

Ambiente&Rifiuti – Consulenza Tecnica per la gestione dei rifiuti